การบริหารเอกสารจดหมายเหตุ

จดหมายเหตุ (archives) หมายความว่า
1.เอกสารต้นฉบับ (original) ซึ่งสิ้นกระแสการปฏิบัติงานของส่วนราชการหรือสถาบันเอกชนที่ผ่านการวินิจฉัยว่ามีคุณค่าสมควรเก็บรักษาไว้ตลอดไป เรียกว่า “เอกสารจดหมายเหตุ” (Archival Material)
2. หน่วยงานที่มีหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ สงวนรักษา และให้บริการเอกสารจดหมายเหตุ เรียกว่า หน่วยงานจดหมายเหตุ (Archival agency)
3. อาคารที่เก็บรักษาเอกสารจดหมายเหตุ เรียกว่า หอจดหมายเหตุ (Archival Repository)

ประเภทของเอกสารจดหมายเหตุ

1. เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร (textual archives) เอกสารที่สื่อความหมายเนื้อหาด้วยลายลักษณ์อักษร ไม่ว่าจะเป็นตัวเขียนหรือตัวพิมพ์ เช่น เอกสารโต้ตอบ เอกสารประชุม แผนงาน โครงการ รายงาน บทความ ฯลฯ

2. เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ (Audio-Visual Archives) เอกสารที่สื่อความหมายด้วยภาพหรอเสียง เช่น ภาพถ่าย ฟิล์มเนกาตีฟ สไลด์ โปสเตอร์ ปฏิทิน บัตรอวยพร แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ ฟิล์มภาพยนตร์ ฯลฯ

3. เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง (Cartographic Archives) เช่น แผนที่ แผนผัง แบบแปลน พิมพ์เขียว ฯลฯ

4. เอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ (Machine-Readable Archives) เป็นเอกสารที่บันทึกข้อมูลและค้นหาข้อมูลที่บันทึกไว้นั้นด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น ดิสก์เกตต์ ซีดี วีซีดี ฯลฯ

การบริหารเอกสารจดหมายเหตุ
1. การรับมอบ – จัดหา

2. การประเมินคุณค่า

3. การจัดหมวดหมู่และจัดทำเครื่องมือช่วยค้นคว้าเอกสารจดหมายเหตุ

4. การอนุรักษฺ์

5. การบริการและการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์

การรับมอบ – จัดหาเอกสารจดหมายเหตุ

1. กำหนดนโยบายการรับมอบเอกสาร โดย สำรวจว่ามีเอกสารจดหมายเหตุอะไรที่ขาดไป หรือยังไม่มี กำหนดเอกสารจดหมายเหตุที่จะมาเติมเต็ม กำหนดแนวทางการแสวงหา และกำหนดรูปแบบการรับมอบ

2. กำหนดกรอบแนวทางการรับมอบเอกสาร เพื่อควบคุมการเพิ่มขึ้นของเอกสารจดหมายเหตุอย่างมีทิศทาง เป็นกรอบแนวทางให้นักจดหมายเหตุตัดสินใจ เป็นกรอบแนวทางให้ผู้ประสงค์จะมอบเอกสาร ทราบว่าหอจดหมายเหตุจะรับมอบเอกสารอย่างไร หลีกเลี่ยงการตัดสินใจรับมอบเอกสารที่ไม่แน่นอน และการใช้เหตุผลส่วนตัวในการตัดสินใจ

3. กำหนดข้อควรพิจารณาการรับมอบเอกสาร โดยพิจารณาถึง เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของหอจดหมายเหตุ แผนระยะยาว พื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสาร จะดำเนินการพิจารณาประเมินคุณค่าเอกสารอย่างไร จะนำมาอยู่ภายใต้การควบคุมของหอจดหมายเหตุอย่างไร กรรมสิทธิ์ สิทธิครอบครองทางกายภาพ ทางกฎหมาย

4. กำหนดเป้าหมายการติดตามรวบรวมเอกสาร นโยบายรวบรวมต้อง กำหนดชัดเจนความต้องการที่เฉพาะเจาะจง กำหนดว่าจะทำในขอบเขตใด (ชาติ รัฐ ท้องถิ่น ภาค) กำหนดช่วงเวลาที่ต้องการ (พ.ศ…-ปัจจุบัน) กำหนดว่าเอกสารของหน่วยงาน สมาคม บุคคลจะเก็บหรือไม่ กำหนดสื่อที่จะติดตามรวบรวม เอกสาร วัตถุ ของที่ระลึกจะเก็บหรือไม่

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s