เล่าเรื่องงานจดหมายเหตุ

ตามที่มีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับเพิ่มเติม พ.ศ. 2548 กำหนดให้ทุกหน่วยงานต้องส่งมอบเอกสารที่มีอายุครบ 20 ปี ให้กับหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

วิทยากรจากหอจดหมายเหตุแห่งชาติ 2 ท่่านคือ คุณจุฑาทิพย์ อังศุสิงห์ และ คุณศรายุทธ ธรรมโชติ เล่าถึงความสำคัญของเอกสารจดหมายเหตุที่ทุกคน ทุกหน่วยงานควรจะอนุรักษ์หรือส่งมอบเพื่อให้เป็นสมบัติของชาติ เพื่อให้อนุชนรุ่นหลังสามารถศึกษา ค้นคว้า หรืออ่านความเป็นมาแต่ดั้งเดิมได้ ทั้งภาพทางประวัติศาสตร์ที่หาดูได้ยาก ที่หาได้ง่ายที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ เพราะมีการส่งมอบและมีการเก็บรักษาไว้อย่างดีนั่นเอง

เพราะฉะนั้นทุกหน่วยงาน จึงควรจะต้องสร้างความเข้าใจถึงความสำคัญของเอกสารราชการเสียก่อน โดยเริ่มจาก

การดำเนินงานบริหารเอกสาร ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ
1. จัดทำ-รับไว้
2. เก็บรักษาในหน่วยงาน
3. ส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์
4. ทำลายเอกสารที่ไม่คุณค่า

แต่ปัญหาในการดำเนินงานบริหารเอกสารที่ตามมา ก็คิือ

1. เอกสารมีปริมาณมาก ไม่มีสถานที่จัดเก็บเอกสาร
2. ไม่รู้ว่าจะจัดเก็บเอกสารอย่างไร และจัดเก็บไว้นานเท่าไร
3. ไม่รู้ว่าเอกสารประเภทใดควรเก็บ และประเภทใดควรทำลาย
4. ไม่รู้ว่าจะต้องส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์ให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติ
5. ไม่รู้ว่าจะต้องส่งบัญชีหนังสือขอทำลายให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติพิจารณาก่อนทำลายเอกสาร
6. ไม่รู้ว่าเอกสารประเภทใดเป็นเอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์

วิธีการตอบปัญหาทั้ง 6 ข้อ ด้วยการทำตารางกำหนดอายุเอกสาร โดยหน่วยงานต้องร่วมมือกันในการสำรวจว่าในหน่วยงานมีเอกสารอะไรบ้าง แบ่งเป็นกี่หมวด เช่น หมวดที่ 1 การเงิน งบประมาณ หมวดที่ 2 คำสั่ง มติคณะรัฐมนตรี เป็นต้น

ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร ก็คือ ไม่มีหน่วยงานหรือบุคลากรที่รับผิดชอบโดยตรงในการจัดเก็บเอกสาร เจ้าหน้าที่ขาดความรู้ความเข้าใจ ขั้นตอนการปฏิบัติงานยุ่งยาก ไม่มีระบบการจัดเก็บเอกสาร หรือมีระบบที่ไม่เหมาะสมกับขั้นตอนการปฏิบัติงาน ผู้บังคับบัญชาไม่เห็นความสำคัญ และไม่ให้ความสนใจ

การจัดเก็บเอกสารราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 52-65 มี 3 ประเด็นหลัก คือ
1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บระหว่างปฏิบัติ หมายถึง การเก็บเอกสารราชการที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง โดยกำหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน
2. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว หมายถึง การเก็บเอกสารราชการที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มีเรื่องอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก ให้เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้นพร้อมทั้งบัญชีไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้นๆ กำหนด
การดำเนินการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 54 – 55
1. ส่วนราชการจัดให้มีหน่วยเก็บ และกำหนดให้มีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบในหน่วยเก็บ
2. เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องจัดทำบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ ๑๙ ให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับสำหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บ
3. เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องต้องส่งเอกสารราชการและเรื่องที่ปฏิบัติทั้งหมดพร้อมบัญชีหนังสือส่งเก็บไปให้หน่วยเก็บ
4. เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบการเก็บประทับตรากำหนดเก็บเอกสาร
5. เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบการเก็บลงทะเบียนหนังสือเก็บตามแบบที่ ๒๐

3. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
การจัดเก็บเอกสารราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 56 การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ การเก็บเอกสารราชการที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่จำเป็นต้องใช้เพื่อการตรวจสอบเป็นประจำ ไม่สะดวกในการส่งหนังสือไปยังหน่วยเก็บ ให้เจ้าของเรื่องเก็บเอง โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่รับผิดชอบก็ได้ เมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้วให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการ

การดูแลรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพที่ดี เป็นหน้าที่ของส่วนราชการในการดูแลรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพที่ดีตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 61 กล่าวคือ “การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส หากชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม หากสูญหายต้องหาสำเรามาแทน ถ้าชำรุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้หมายเหตุไว้ในทะเบียนเก็บด้วย ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือสำคัญที่เป็นการแสดงเอกสารสิทธิก็ให้ดำเนินการแจ้งความต่อสอบสวน”

ถ้าทุกหน่วยงาน/องค์กร เข้าใจความสำคัญของเอกสารราชการ และทำหน้าที่อันสมควรของหน่วยงานในการส่งมอบเอกสารแล้ว ก็เท่ากับเป็นการช่วยสงวนรักษาเอกสารสำคัญให้กับประเทศชาติ

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s