รายงานประจำปี (Annual Report)

รายงานประจำปี (Annual Report) จัดเป็นหนังสือรายปีประเภทหนึ่ง ส่วนมากเป็นหนังสือที่จัดทำโดยหน่วยงานราชการ องค์การ สถาบันต่าง ๆ เพื่อเสนอต่อคณะกรรมการบริหาร หรือองค์กรบริหารอื่น ๆ ของหน่วยงาน และเพื่อเผยแพร่เกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กรในรอบปีงบประมาณที่ผ่านไปแก่บุคคล ทั่วไป ในรายงานประจำปีจะมีเรื่องเกี่ยวกับผลการดำเนินงานในรอบปีที่ผ่านไปของ องค์การ งบประมาณและการใช้จ่าย รายนามผู้บริหารหรือบุคลากร อาจมีการเปรียบเทียบกับผลงานในปีก่อน ๆ และการคาดคะเนผลงานในปีต่อ ๆ ไปด้วย

ห้องสมุดมหาวิทยาลัยมักจัดทำรายงานประจำปี โดยมุ่งเน้นเสนอแก่ผู้บริหารมหาวิทยาลัย สถาบัน หรือคณะกรรมการห้องสมุด และบรรณารักษ์หัวหน้าแผนกมากกว่าผู้ใช้ เนื่องจากห้องสมุดสามารถใช้รายงานประจำปีเป็นเครื่องมือในการประชาสัมพันธ์ และสามารถใช้สร้างความน่าเชื่อถือให้แก่ห้องสมุดได้ เพราะรายงานประจำปีเป็นการสรุปถึงผลงานหรือความสำเร็จในการปฏิบัติงานของ ห้องสมุดในรอบปี จึงเป็นสิ่งหนึ่งที่ห้องสมุดสามารถใช้เป็นหลักในการอธิบายหรือการโน้มน้าว ความคิดในการให้บริการของห้องสมุด

การจัดทำรายงานประจำปีของห้องสมุดจึงเผยแพร่อยู่เฉพาะระดับผู้บริหาร เท่านั้น ผู้ใช้ห้องสมุดไม่สามารถทราบถึงการปฏิบัติงานของห้องสมุดได้ ห้องสมุดจึงควรมีการจัดทำรายงานประจำปีเผยแพร่ให้แก่ผู้ใช้ห้องสมุดด้วย โดยอาจจัดทำเป็น 2 ชุด ชุดแรกสำหรับผู้บริหารมหาวิทยาลัย สถาบัน หรือคณะกรรมการห้องสมุด ซึ่งมีเนื้อหาเน้นหนักทางด้านการบริการงานห้องสมุด มีตัวเลขสถิติต่างๆ และใช้คำศัพท์เฉพาะวิชา มีลักษณะการเขียนอย่างเป็นทางการ และสำหรับอีกชุดหนึี่งจัดทำเพื่อผู้ใช้ห้องสมุด โดยสรุปหรือปรับปรุง ดัดแปลงรายงานประจำปีที่เสนอแก่ผู้บริหารให้มีเนื้อหาและภาษาที่เหมาะสมแก่ ความสนใจและง่ายต่อความเข้้าใจของผู้ใช้ห้องสมุด รายงานประจำปีควรมีเนื้อหา ดังนี้ (วิสิทธิ์ จินตวงศ์ 2519: 271 และ สุปริญา ลุลิตานนท์ 2527: 116)

1. บทนำ กล่าวถึงประวัติความเป็นมาของห้องสมุดโดยสังเขป วัตถุประสงค์ของห้องสมุด ผลงานเด่นๆ ในรอบปี และแผนงานในอนาคต

2. สารบัญ ควรมีหน้าสารบัญแสดงหัวข้อเรื่องต่างๆ พร้อมเลขหน้า เพื่อให้ผู้อ่านเลือกอ่านเรื่องที่สนใจได้ และเป็นการเสนอหัวข้อเรื่องในรายงานให้ผู้อ่านได้ทราบอย่างคร่าวๆ

3. สรุปผลการดำเนินงานด้านต่างๆ ที่สำคัญ อธิบายถึงผลงานที่ห้องสมุดปฏิบัติพร้อมสถิติ เช่น ในด้านการจัดหาทรัพยากร การให้บริการ จำนวนผู้ใช้ จำนวนบุคลากร งบประมาณ กิจกรรมต่างๆ ของห้องสมุด โดยทำเป็นสถิติเปรียบเทียบกับปีที่ผ่่านมาหรือปีก่อนๆ

4. รายงานความก้าวหน้าของห้องสมุด โดยกล่าวถึงงานที่ห้องสมุดได้ทำต่อเนื่องจากปีที่ผ่านมาว่าดำเนินไปถึงขั้นใด

5. ปัญหาต่างๆ ที่ห้องสมุดประสบในด้านการบริหารงานและการให้บริการของห้องสมุด เช่น การขาดแคลนบุคลากร งบประมาณ และปัญหาการให้บริการ เป็นต้น ในด้้านความต้องการบุคลากร และงบประมาณ อาจมีการอ้างคำพูดที่แสดงความพีงพอใจของผู้ใช้ห้องสมุดที่มีต่อการให้บริการ ของห้องสมุด (Rice 1972: 65) เพื่อช่วยเสิรมความสำคัญของห้องสมุดที่มีต่อผู้ใช้ห้องสมุด และในด้านงบประมาณควรวิเคราะห์งบประมาณในการใช้จ่ายของห้องสมุด โดยจัดทำรายการเป็นหมวดหมู่อย่างคร่าวๆ เพื่อแสดงการใช้จ่ายงบประมาณในด้านต่างๆ ให้เห็นอย่างชัดเจน

6. เสนอข้อคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงแก้ไข

7. โครงการใหม่ที่ห้องสมุดวางแผนว่าจะจัดทำในอนาคต เป็นโครงการที่ห้องสมุดริเริ่มนำเข้ามาใช้ เช่น การนำระบบต่างๆ เข้ามาใช้ในห้องสมุด เป็นต้น

รายงานประจำปีสามารถใช้ภาพเพื่อแสดงกิจกรรมหรือบริการต่างๆ ของห้องสมุดและไม่ควรมีสถิติมากเกินไปนัก (Jollife 1952: 228) รายงานประจำปีควรมีเนื้อหาที่มีความสมดุลย์ระหว่างเรื่อ่งที่เสนอข้อมูล หรือข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการดำเนินงานของห้องสมุดกับเรื่องที่เสนอเพื่อขอ ความเห็นใจในปัญหาที่ห้องสมุดประสบอยู่และจะต้องดำเนินการแก้ไข (Rice 1972: 66)

รายการอ้างอิง

วิสิทธิ์ จินตวงศ์. “การประชาสัมพันธ์ห้องสมุด.” วารสารห้องสมุด 20 (กรกฎาคม-สิงหาคม 2519): 261-282.

สุปริญา ลุลิตานนท์. “การวิเคราะห์รายงานประจำปีของห้องสมุดมหาวิทยาลัยในประเทศไทย.” วิทยานิพนธ์ปริญญามหาบัณฑิต ภาควิชาบรรณารักษศาสตร์ บัณฑิตวิทยาลัย จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, 2527.

Joffiffe, Harold. “Publications and Other Printed Matter.” In Public Library Extension Activities, pp. 152-179. 2nd ed. London : Library Association, 1968.

Rice, Betty. “Developing Added Channels of Communications.” In Public Relations for Public Libraries, pp. 59-67. New York : H.W. Wilson, 1972.al Report)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s