บริการจ่ายรับหนังสือ/บริการยืมคืนหนังสือ

Circulation service หรือ Library circulation หรือ Library lending การบริการยืม-คืน ทรัพยาการสารสนเทศของห้องสมุด นับว่าเป็นบริการหลักและสำคัญของห้องสมุด งานบริการยืม-คืน ครอบคลุมในเรื่องต่างๆ ดังนี้

1. การทำทะเบียนสมาชิก การทำบัตรสมาชิก การต่ออายุบัตรสมาชิก แต่เดิมที่ห้องสมุด ยังมิได้นำระบบห้องสมุดอัตโนมัติมาใช้ เจ้าหน้าที่ห้องสมุดต้องมีการทำทะเบียนสมาชิก ทำบัตรสมาชิก และต่ออายุบัตรสมาชิกเอง เมื่อมีระบบห้องสมุดอัตโนมัติมาใช้ ทะเบียนสมาชิกสามารถนำจากฝ่ายทะเบียน หรือฝ่ายบุคคลของมหาวิทยาลัย หรือหน่วยงานมาใช้ได้ทันที เพียงแต่มีการปรับปรุงข้อมูลสมาชิกให้ทันสมัย เช่น สมาชิกหมดสภาพการเป็นสมาชิก เนื่องจากจบการศึกษา สมาชิกพ้นสภาพจากที่ทำงาน เป็นต้น และสามารถตรวจสอบทรัพยากรสารสนเทศที่ยืมระหว่างยังมีสภาพเป็นสมาชิก ส่วนบัตรสมาชิกมักทำเป็นลักษณะสมาร์ทการ์ด

2. การให้ยืม และรับคืนทรัพยากรสารสนเทศ รวมถึงการต่ออายุการยืม เจ้าหน้าที่ให้บริการยืม-คืน ให้บริการตามระเบียบของการยืม-คืนที่ห้องสมุดกำหนดไว้ เช่น การกำหนดให้บุคลากรประเภทใด สามารถยืมทรัพยากรสารสนเทศได้จำนวนเท่าไร เป็นระยะเวลาเท่าใด และเก็บหลักฐานการยืม-คืนของทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภท  ระบบห้องสมุดอัตโนมัติอำนวยประโยชน์เป็นอย่างมากให้กับการบริการยืม-คืน เนื่องจากสามารถสแกนบาร์โคดที่ติดกับตัวเล่มหนังสือหรือทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภท เมื่อรายการนั้นๆ ถูกยืมและคืนกลับมาเข้าในห้องสมุด และระบบการยืม-คืนจะเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลสมาชิก ทำให้สามารถทราบได่้ว่า สมาชิกหรือผู้ใช้บริการยืมทรัพยากรสารสนเทศประเภทใดไปบ้าง และจะต้องนำมาคืนเมื่อใด ห้องสมุดอาจจะประทับวันที่คืนหรือกำหนดส่งในบัตรกำหนดส่งที่ทรัพยกรสารสนเทศเพื่อเป็นการเตือนความจำผู้ใช้บริการได้

3. การบันทึกการยืม-คืนทรัพยากรสนเทศ  เมื่อมีการให้บริการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศ เจ้าหน้าที่จะบันทึกรายการเหล่านั้น หรือเก็บบัตรยืมไว้เป็นหลักฐาน และเพื่อประโยชน์ในการติดตามทวงถาม การต่ออายุ การจอง รวมทั้งเป็นข้อมูลหรือประวัติการยืม ทรัพยากรสารสนเทศของผู้ใช้ได้ เป็นต้น ซึ่งระบบห้องสมุดอัตโนมัติ จะช่วยในเรื่องการบันทีกหลักฐานการยืม-คืนไว้ในระบบและช่วยอำนวยความสะดวกในการให้บริการยืม-คืน ได้เป็นอย่างดี

4. การจองทรัพยากรสารสนเทศเมื่อมีผู้ใช้ต้องการใช้  ผู้ใช้สามารถติดต่อจองหนังสือผ่านเจ้าหน้าที่ในส่วนการให้บริการยืม-คืนได้

5. การติดตามทวงทรัพยากรสารสนเทศเกินกำหนดและการปรับ  ในกรณีที่ผู้ใช้ยืมทรัพยากรสารสนเทศมิได้นำหนังสือมาคืนตามกำหนด เจ้าหน้าที่ในงานบริการยืม-คืน จะตรวจสอบวันที่เกินกำหนด และติดตามทวง หรือบางแห่งอาจจะมีการออกจดหมายเตือนหรือแจ้งวันที่จะถึงวันกำหนดส่ง และแจ้งอีกครั้งเมื่อเกินกำหนดส่งแล้ว รวมทั้งทำหน้าที่ปรับ เมื่อมีการนำหนังสือหรือทรัพยากรสารสนเทศที่เกินกำหนดมาคืน การคืนจะมีใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานการปรับ ในปัจจุบันระบบห้องสมุดอัตโนมัติ สามารถกำหนดให้มีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ถึงผู้ใช้ได้โดยตรง เมื่อถึงวันเตือน หรือวันเกินกำหนดส่ง และระบบสามารถออกใบเสร็จโดยมีการคำนวณค่าปรับตามจำนวนที่เกิน

6. การยืมระหว่างห้องสมุด ในส่วนของงานบริการยืม-คืน มีหน้าที่อำนวยความสะดวกเมื่อผู้ใช้ของห้องสมุดหรือจากห้องสมุดแห่งอื่น ขอใช้บริการยืมระหว่างห้องสมุด ซึ่งจะต้องมีแบบฟอร์ม และต้องมาติดต่อกับงานบริการยืม-คืน ซึ่งเป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างห้องสมุดที่มีข้อตกลงหรือร่วมมือกันในการให้บริการยืมระหว่างห้องสมุด

7. การตรวจสอบทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รับคืน เพื่อดูสภาพของทรัพยากรสารสนเทศ มีการชำรุด ต้องส่งซ่อมหรือดำเนินการอื่นๆ ตามความเหมาะสม เช่น ถ้ามีสภาพชำรุดมาก อาจเสนอให้มีการจัดหาใหม่มาแทน เนื่องจากเจ้าหน้าที่บริการยืม-คืน จะเป็นด่านแรกที่่ให้ทรัพยากรสารสนเทศออกไปจากห้องสมุด และรับคืนเข้ามาในห้องสมุด ควรจะได้พิจารณาก่อนให้ยืมออกไป ถ้ารายการที่ยืมนั้น มีสภาพชำรุดเกินกว่าจะให้ยืม โดยตรวจสอบฉบับอื่นๆ ที่อาจจะมีสภาพที่ดีกว่าให้ยืมแทน หรือทำบันทึกไว้ เมื่อมีการนำมาคืน เพื่อจะได้ส่งซ่อมหรือถ้ามีสภาพชำรุดเกินกว่าจะซ่อม ควรจะได้มีการพิจารณาเสนอให้มีการซื้อชุดใหม่มาทดแทน

8. การให้ความช่วยเหลือในการตอบคำถามเกี่ยวกับการยืม-คืน เช่น กรณีที่ผู้ใช้หาหนังสือไม่พบ อาจจะสอบถามกับงานบริการยืม-คืน ซึ่งสามารถตรวจสอบและให้บริการตอบคำถามได้ว่า รายการดังกล่าวมีการยืมไปหรือไม่ ถ้ายืมจะมีกำหนดส่งเมื่อใด และให้คำแนะนำในการจอง เป็นต้น

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s