ห้องสมุดอัตโนมัติ

คำว่า ห้องสมุดอัตโนมัติ หมายถึง การนำเทคโนโลยี สารสนเทศ และการสื่อสารมาประยุกต์ใช้ในห้องสมุดและศูนย์สารสนเทศ มาปรับเปลี่ยนหรือมาแทนที่ระบบมือ (manual) ของห้องสมุด เพื่อช่วยให้การทำงานของฝ่ายต่างๆ ในห้องสมุด สามารถทำงานเชื่อมโยงประสานกันได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ต้องทำงานแบบเดิมซ้ำๆ กันหลายครั้ง เป็นการลดขั้นตอนนการทำงาน ลดความผิดพลาดในการบริการที่เกิดจากคน

ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจน ของการทำระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่ช่วยลดการทำงานแบบเดิมหลายๆ ครั้ง และลดการใช้ทรัพยากร ก็คือ การทำบัตรรายการเดิมการทำบัตรรายการครบชุด จะต้องพิมพ์บัตรรายการทีละบัตร และตรวจสอบความถูกต้องของการพิมพ์ การจัดเรียงบัตรรายการดังกล่าวตามประเภทของบัตรรายการ และติดตามการเรียงบัตรรายการให้ถูกต้องอีกครั้ง ถ้าพบว่ามีการพิมพ์ผิด ต้องพิมพ์บัตรรายการนั้นใหม่ จะต้องใช้เวลาไปมากเท่าใด และการใช้ข้อมูลในบัตรรายการดังกล่าว ต้องใช้การไล่เรียงจากบัตรรายการทีละรายการ จนกว่าจะพบข้อมูลที่ต้องการ ต้องใช้เวลา ใช้กำลังคน ไปกับการปฏิบัติงานดังกล่าว

ปัจจุบัน เมื่อนำระบบห้องสมุดอัตโนมัติมาใช้ การพิมพ์ข้อมูลบรรณานุกรมในระบบเพียงครั้งเดียว สามารถตรวจสอบความถูกต้อง แก้ไขในระเบียนรายการนั้นๆ  จนเสร็จสมบูรณ์ของการขั้นตอนการลงรายการ ผู้ใช้สามารถสืบค้นรายการดังกล่าว และสามารถเห็นสถานะของรายการของทรัพยากรสารสนเทศตั้งแต่แรกเริ่มนำเข้าระบบ

จากตัวอย่างนี้เช่นกัน จะทำให้เห็นถึงการทำงานที่เชื่อมโยงประสานกันได้อย่างต่อเนื่อง จากการนำรายการทางบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศเข้าระบบตั้งแต่การจัดหา (Acquisitions module) การลงรายการทางบรรณานุกรม (Cataloging module) ทั้งหนังสือ วารสาร (Serials module) และวัสดุอื่นๆ  อย่างครบถ้วนตามหลักเกณฑ์การลงรายการแบบแองโกลอเมริกันฉบับพิมพ์ครั้งที่ 2 และการลงรายการทางบรรณานุกรมที่เครื่องคอมพิวเตอร์อ่านได้ (MAchine Readable Cataloging) รวมถึงผู้ปฏิบัติงานสามารถใช้ฟังก์ชั่นของระบบที่เอื้ออำนวยในการรองรับ Z39.50 โปรโตคอลในการถ่ายโอนข้อมูลทางบรรณานุกรมจากห้องสมุดแห่งอื่นๆ ได้  ผู้ใช้สามารถสืบค้นรายการทรัพยากรสารสนเทศที่อยู่ในระบบ (OPAC) ได้ตั้งแต่การจัดหา และใช้บริการยืม โดยผู้ปฏิบัติงานของห้องสมุดใช้ระเบียนในระบบเป็นระเบียนหลักฐานในการให้ยืม ซึ่งมีความเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลสมาชิก (ผู้ใช้) (Patron database) ของห้องสมุด ผู้ปฏิบัติงานในส่วนการให้บริการยืม-คืน  (Circulation module) ไม่จำเป็นต้องเก็บหลักฐานการยืม-คืน แต่อย่างใด ทุกรายการมีจัดเก็บบันทึกในระบบทั้งสิ้น รวมถึงระบบห้องสมุดอัตโนมัติยังอำนวยความสะดวกในแง่ของการคำนวณการปรับทรัพยากรสารสนเทศค้างส่ง และสามารถพิมพ์ใบเสร็จรับเงินหรือหลักฐานการปรับให้อีกด้วย การประมวลผลในเรื่องของรายงานต่างๆ ที่สามารถกำหนดให้ระบบพิมพ์รายงานต่างๆ ออกมา (Reporting module)

จากคำอธิบายข้างต้นจะเห็นถึงความเชื่อมโยงและความเกี่ยวข้องในการทำงานของระบบห้องสมุดอัตโนมัติ กล่าวคือ ระบบห้องสมุดประกอบด้วยการทำงานของ 6 โมดูลหลัก ได้แก่ โมดูลจัดหา (Acquisition module)  โมดูลการลงรายการทางบรรณานุกรม (Cataloging module)โมดูลวารสาร (Serials module) โมดูลการยืม-คืน (Circulation module โมดูลการสืบค้น (OPAC) และโมดูลการรายงานผล (Reporting module) โดยทั้ง 6 โมดูลนี้จะเป็นฐานข้อมูลระเบียนบรรณานุกรม (Bibliographic record) และเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลสมาชิก (Patron database) ซึ่งเป็นองค์ประกอบของการกำหนดสถานภาพของผู้ใช้ และกฎเกณฑ์ในการยืมและคืน ซึ่งระบบห้องสมุดอัตโนมัติ (ที่สมบูรณ์แบบ) เป็นการออกแบบมารองรับตามหน้าที่การทำงานของห้องสมุดอย่างครบถ้วน

การเลือกระบบห้องสมุดอัตโนมัติ

การพิจารณาเลือกว่าจะใช้ระบบห้องสมุดอัตโนมัติใดมาใช้กับห้องสมุดนั้น ขอให้คำนึงถึงความเหมาะสมกับห้องสมุดให้มากที่สุด เนื่องจากระบบห้องสมุดอัตโนมัติแต่ละระบบอาจจะมีความเหมาะสมหรือความสอดคล้องมากหรือน้อยกับห้องสมุดแต่ละแห่งไม่เท่ากัน บางระบบอาจจะด้อยในบางเรื่อง แต่มีความสามารถในด้านอื่นๆ ที่่ยอมรับได้ หรือห้องสมุดบางแห่งมีความจำเป็นในการใช้งานที่ไม่ต้องครบทุกฟังก์ชั่นการใช้งาน อาจพิจารณาเลือกใช้ระบบห้องสมุดอัตโมมัติที่เล็กลงมาหรือมีฟังก์ชั่นที่ครบตามความต้องการ แต่ไม่ครบทุกฟังก์ชั่นของระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่สมบูรณ์แบบ ซึ่งจะทำให้ราคาของระบบ ลดลงไปด้วย แต่โดยทั่วไปแล้ว ควรมีเกณฑ์ในการพิจารณาเลือกระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ดังนี้

1. เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นมาเอง โดยบุคลากรของหน่วยงานเอง หรือโดยหน่วยงานอื่น หรือเป็นระบบเชิงพาณิชย์ ซึ่งต้องพิจารณาให้ถี่ถ้วนถึงปัจจัยในเรื่องบุคลากรเป็นสำคัญสำหรับการใช้ระบบที่พัฒนาเอง เนื่องจากต้องมีบุคลากรทางเทคนิคที่ต้องดูแลเป็นประจำ และเพื่อให้ระบบมีความยั่งยืน รวมทั้งบุคลากรทางบรรณารักษศาสตร์และสารสนเทศศาสตร์ที่พร้อมจะคลุกคลีกับการพัฒนาระบบดังกล่าว ซึ่งจะมีข้อดี ในแง่ที่ว่า สามารถปรับระบบได้ตามความต้องการหรือความเหมาะสมกับสภาพของห้องสมุดเองได้คล่องตัวกว่าระบบห้องสมุดอัตโนมัติเชิงพาณิชย์ เนื่องจากการจะปรับระบบจะไม่สามารถปรับตามความต้องการให้เพียงหน่วยงานเดียว แต่ระบบเชิงพาณิชย์จะเป็นระบบที่จะรับประกันได้ว่ามีความเสถียรกว่าระบบที่พัฒนาเอง แต่ราคาก็ย่อมสูงตามไปด้วย พร้อมกับค่าใช้จ่ายเรื่องการบำรุงรักษา

2. เป็นระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ที่มีการพิสูจน์หรือได้รับการพิสูจน์แล้วว่าดี ใช้กันในหลายๆ แห่ง โดยเฉพาะเป็นห้องสมุดประเภทเดียวกัน จำนวนหนังสือใกล้เคียงกัน จำนวนผู้ใช้จำนวนเท่าๆ กัน เกณฑ์ในข้อนี้ จำเป็นต้องมีการศึกษาตัวระบบให้ถ่องแท้ ถึงฟังก์ชั่นการใช้งาน ข้อดี ข้อเสีย พร้อมทั้งติดตามความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีของระบบห้องสมุดอัตโนมัติที่พึงจะมี

3. เป็นระบบที่ใช้ภาษาไทยได้ เนื่องจากปัญหาการใช้งานโปรแกรมต่างๆ ภาษาไทยเป็นปัจจัยหนึ่งที่ทำให้เกิดปัญหาในการไม่รองรับการใช้งานได้ จึงควรเลือกระบบที่สามารถใช้งานหรือพัฒนาระบบภาษาไทยได้

4. เป็นระบบที่ไม่เสียเวลานานในการเรียนรู้ เนื่องจากผู้ปฏิบัติงานที่ต้องเปลี่ยนจากระบบการทำงานแบบ manual การเปลี่ยนทัศนคติของการทำงานแบบเดิม ถ้าต้องพบกับระบบที่มีการยุ่งยากในการใช้งานเพิ่มเข้ามาย่อมทำให้เกิดแรงต่อต้าน รวมทั้งผู้ใช้ที่ต้องศึกษาระบบการใช้งานใหม่ ย่อมต้องให้ผู้ใช้เกิดความคุ้นเคยโดยเร็ว เพื่อจะได้เห็นประโยชน์ในเรื่องของความรวดเร็ว ของการสืบค้น การให้บริการผ่านระบบใหม่ที่นำมาแทนที่ ย่อมเป็นกระบอกเสียงที่ดีของการเปลี่ยนแปลง

5. ราคา  ถือว่าเป็นปัจจัยสำคัญมากที่จะเป็นตัวตัดสินใจว่าจะซื้อหรือไม่ เพราะขึ้นอยู่กับฟังก์ชั่นในการใช้งานด้วย ระบบห้องสมุดอัตโนมัติบางระบบซื้อมาด้วยราคาแพง แต่การใช้งานไม่ได้ใช้ได้ครบทุกฟังก์ชั่นการใช้งาน อาจจะเนื่องจากซื้อตามกระแส โดยมิได้พิจารณาถึงการใช้งานจริง ซึ่งอาจพิจารณาเปลี่ยนเป็นระบบอื่น ที่ถูกว่าและสามารถใช้งานได้เต็มที่มากกว่า หรือมีบางฟังก์ชั่นที่ดีกว่าเสริมเข้ามา

6. บุคลากร เป็นปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งเช่นกัน เนื่องจากต้องอาศัยบุคลากรที่ให้ความใส่ใจกับการเปลี่ยนแปลงและพร้อมที่จะรับเทคโนโลยีห้องสมุด สามารถช่วยตัดสินใจในการคัดเลือกระบบ เพราะผู้ปฏิบัติงานห้องสมุดเป็นผู้ที่มีความรู้ ทักษะงานห้องสมุดเป็นอย่างดีกว่าบุคลากรอื่นๆ  ศึกษาและเปรียบเทียบความสามารถในการทำงานของแต่ละโมดูล ได้เป็นอย่างดี ความสามารถในการรับมือและดำเนินงานของระบบได้อย่างยั่่งยืน

รายการอ้างอิง:

ประจักษ์ พุ่มวิเศษ. “การเลือกระบบห้องสมุดอัตโนมัติ” ใน ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ : แนวคิดและประสบการณ์ หน้า 26-33. กรุงเทพฯ : สถาบันวิทยบริการ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, 2538

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s